Å bestemme og sette opp den optimale gruppestrukturen for organisasjonen din er sannsynligvis en av de viktigste trinnene når du konfigurerer Motimate-kontoen din.
Gruppestruktur i Motimate
Når du oppretter eller importerer brukere i Motimate, må brukerne plasseres i grupper. Gruppene kan organiseres i en hierarkisk struktur. I mange tilfeller velger kundene våre å implementere en enkel versjon av organisasjonskartet sitt. Før du bestemmer hvilken struktur du mener vil fungere best for organisasjonen din, er det noen ting å tenke på, som vi vil dekke i denne artikkelen.
Noen viktige ting å forstå om grupper i Motimate:
- Alle brukere i samme gruppe får normalt tilgang til og har tilgang til det samme opplæringsmaterialet i Motimate. Når du tildeler opplæring, vil du tildele til grupper.
- I en hierarkisk gruppestruktur med flere nivåer av overordnede grupper og undergrupper, bør alle brukere alltid være medlemmer av alle overordnede grupper.
- Hvis disse funksjonene er aktivert, vil alle brukere i samme gruppe kunne sammenligne hverandre på leaderboardet, se hverandres kontaktinformasjon og kommunisere med hverandre på samme Pulse-vegg.
- Rapportering er basert på grupper, så grupper er viktige for å sikre at du kan samle rapporter på de nivåene du ønsker, samt sammenligne mellom grupper etter behov.
- En gruppe kan ha én eller flere gruppeadministratorer i gruppen. En gruppeadministrator vil kunne hente rapporter om alle brukerne i gruppen sin, samt alle grupper og brukere i underordnede grupper under dem i hierarkiet. Typisk vil avdelingsdirektører og teamledere være gruppeadministratorer i gruppene sine.
- Mens Motimate kan støtte et tosifret antall gruppenivåer, oppfordrer vi på det sterkeste kundene våre til å implementere en enkel gruppestruktur for å sikre at det er enkelt og ukomplisert å navigere mellom grupper når de tildeler opplæring.
- Brukere kan legges til i flere grupper.
- Nivå 0-grupper, også kalt egendefinerte grupper, er grupper som kan brukes når det er behov for grupper utenfor den typiske gruppehierarkiet. Det kan for eksempel være tverrfunksjonelle team, prosjektgrupper, eksterne entreprenører eller kanskje bare for ledere.
Eksempler på gruppestruktur
Mens du er fri til å strukturere kontoen din akkurat slik du ønsker, vil flertallet av kundene våre implementere en funksjonell eller beliggenhetsbasert struktur, rett og slett fordi det er slik de er organisert også.
En funksjonell gruppestruktur kan se slik ut:
I denne strukturen vil alle brukere motta opplæring hvis du tilordner det til hele Organisasjonen. Hvis du derimot bare tildeler det til HR-avdelingen, vil bare brukere i HR-avdelingen, L&D-teamet og Lønnsavdelingen motta opplæringen.
Det er også mulig å for eksempel tildele en Moti bare til HR-avdelingen og Priceteamet.
Markedsføringssjefen kan bli gruppeadministrator for markedsføringsavdelingen og vil kunne hente fullføringsrapporter om alle brukerne i markedsføringsavdelingen, samt alle teamene under den.
De to prosjektteamene er tverrfunksjonelle team som ikke passer inn i hierarkiet, og som er plassert i egendefinerte nivå 0-grupper for å gjøre det mulig å tildele relevant opplæring til alle medlemmer av disse prosjektene.
En beliggenhetsbasert gruppestruktur kan se slik ut:
Restaurantkjeder er et eksempel på organisasjoner som foretrekker en beliggenhetsbasert gruppestruktur. I strukturen ovenfor kan du tildele opplæring bare til ansatte på utvalgte restauranter, hele regioner eller til og med hele selskapet. De har også opprettet grupper for hovedkontoret sitt for å opprette og tildele opplæring som er relevant for ansatte på hovedkontoret.
I dette eksempelet har organisasjonen valgt å bruke egendefinerte grupper for å gruppe alle regionsledere og alle restaurantledere. Dette kan gjøres for å sikre at alle slike ledere har en delt Pulse-vegg, men også for å tildele opplæring bare til slike ledere.
Tildeling basert på stillinger eller jobbtitler
I tillegg til å tildele Motis basert på grupper, kan du også tildele det basert på brukernes stillinger eller jobbtitler. En bruker kan også registreres med én eller flere stillinger.
Hvis du tildeler opplæring basert på både grupper og stillinger, blir opplæringen bare tilordnet brukere som oppfyller begge kriteriene, og ikke til brukere som bare oppfyller ett av kriteriene. En bruker må være med i minst én av de tildelte gruppene OG ha minst én av de tildelte stillingene.
I eksempelet ovenfor, hvis Digital Marketing-teamet har brukere med stillinger som Annonseekspert og Kreativ spesialist, kan du tildele opplæring bare til Annonseeksperter i Digital Marketing-teamet.
På samme måte i restauranteksempelet, hvis noen brukere er registrert med for eksempel stillingen Sous-chef, kan du tildele opplæring til alle Sous-chefs i hele organisasjonen eller for eksempel til alle Sous-chefs i California.
For kunder som planlegger å automatisere integrasjonen av brukere til Motimate, for eksempel fra Microsoft AD (SCIM), CSV-filer via sFTP eller gjennom Motimate Public API, er det viktig å diskutere med IT-avdelingen din eller integrasjonskonsulenten om du har tilstrekkelige data i HR-systemet ditt for å definere regler og bygge en logikk som gjør det mulig å automatisere den ønskede strukturen. Resultatet kan godt være en kompromiss mellom den ønskede strukturen og det som er teknisk mulig. Ellers må du administrere gruppestrukturen manuelt, noe som kan fungere veldig bra for mindre organisasjoner, men ikke fullt så bra for større organisasjoner.