Dokumenter gjør det enkelt å dele viktig dokumentasjon og gjøre den lett tilgjengelig for hele arbeidsstyrken din.
Dokumenter gir deg muligheten til å laste opp ulike filtyper. Disse dokumentene må organiseres i mapper og kan deles med utvalgte grupper og stillinger. Dokumenter støtter følgende filtyper: .pdf, .mp3, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .key, .numbers.
For å bruke Dokumenter må du først sette opp en mapperstruktur. Her er hvordan du setter opp mappene:
- Logg inn på Motimate på datamaskinen.
- Klikk på innstillingsikonet øverst til høyre.
- Velg Web-admin.
- På Web-admin-grensesnittet, hold musen over Dokumenter-fanen og velg Mapper.
- Velg deretter Lag en eller Ny mappe for å begynne å opprette en mappe.
- På neste side skriver du inn navnet på mappen. Du kan også se et alternativ for å velge en overordnet mappe. Dette gir deg muligheten til å velge en overordnet mappe når en eller flere mapper allerede har blitt opprettet, slik at du kan opprette en mapperstruktur.
- Skriv inn en verdi i sorteringsindeksen. Dette fungerer for øyeblikket ikke, så mappene vil bli sortert alfabetisk.
- Velg Lag mappe.
- Dette tar deg tilbake til mappesiden der du kan se en oversikt over alle mappene dine og mappesstrukturen. For å legge til flere mapper, velg Ny mappe og følg samme prosess som beskrevet ovenfor.
Når du har opprettet mappene dine, kan du deretter laste opp dokumenter:
- Logg inn på Motimate på datamaskinen.
- Klikk på innstillingsikonet øverst til høyre.
- Velg Web-admin.
- På Web-admin-grensesnittet, hold musen over Dokumenter-fanen og velg Filer.
- Velg Lag en eller Ny fil.
- Velg mappen du ønsker at filen skal være i under feltet "Mappe".
- Dernest, under feltet "Grupper som filen deles med", velg gruppene du ønsker å dele filen med. Det kan velges flere grupper.
- Tilsvarende, velg stillingene du ønsker å dele filen med under feltet "Stillinger som filen deles med". Det kan velges flere stillinger.
- Skriv deretter inn et navn for filen i feltet "Navn".
- Skriv inn en verdi i sorteringsindeksen. Dette fungerer for øyeblikket ikke, så filene vil bli sortert alfabetisk.
- Klikk på Velg fil for å velge filen du ønsker å laste opp.
- Klikk på Lag fil.
- Dette tar deg til oversikten over filer der du kan se alle filene du har lastet opp, hvilke mapper de tilhører og hvilke grupper og stillinger de er delt med.
- De filene du har delt vil være tilgjengelige under Dokumenter -knappen på mobil- og skrivebordsappene.
Gratulerer! Du har nå opprettet en mappesstruktur og gjort filene dine lett tilgjengelige for brukerne dine.